PROTOCOLO EN LA  CORRESPONDENCIA

Es muy importante gestionar bien el flujo de cartas que se envían y reciben para poder atender de forma correcta estas comunicaciones.

La correspondencia protocolar se encarga de gestionar el conjunto de cartas, invitaciones y otros documentos que deben ser enviados o que son recibidos, y que son funciones del correspondiente responsable de este tipo de correspondencia.

TARJETAS

A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar el uso de las mismas: personal o profesional. El formato más utilizado para ambos casos es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cm). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos. El sobre a utilizar, deberá ser del mismo tamaño, color y tipo de papel que la tarjeta de visita. Los datos indicados en la misma varían dependiendo del uso. Las tarje tas de visita personales ponen el nombre de la persona con sus dos apellidos, y debajo si lo desea el nombre de su pareja/cónyuge. Aunque aún se utiliza, está cayendo en de uso la utilización del nombre de la esposa, su primer apellido y luego seguido "del primer apellido del marido". Por ejemplo Carlos Redondo Silvarius y debajo María Jensen de Redondo. Ahora es más habitual poner sus nombres completos. En la parte inferior (centrado o parte inferior derecha) la dirección y si lo desea al teléfono. En estas tarjetas no se debería poner cargos de empresa ni departamentos. Sólo se admite en títulos nobiliarios.

                                             CARTAS

Cómo escribir una carta?

Si la aparición del teléfono supuso una revolución para la comunicación escrita, la generalización en el uso de las nuevas tecnologías ha supuesto el "golpe" definitivo a la correspondencia tradicional.

No obstante, saber cómo escribir una carta es de gran utilidad, porque cuando tenga que escribir un correo electrónico -mail- también tendrá que utilizar su misma estructura y sus mismas reglas, en la mayoría de los casos, con pocas variaciones.

Destinatario y remitente

Sabes a quién se dirige la carta y quién la remite. En ambos casos, deben figurar claramente los datos como nombre y apellidos, dirección, localidad, provincia, código postal y país.

Cabecera.

Empezar la carta con una fórmula de cortesía acorde a la relación que le une con el destinatario de la carta. Estimado amigo, querido primo, apreciada tía... son muchas las fórmulas a utilizar.

Cuerpo.

Es el verdadero contenido de la carta. Se expresa de forma clara y amena lo que quiere expresar o contar el remitente. Sucesos, vivencias personales, experiencias profesionales, felicitaciones...

Cierre o pie.

Al igual que al empezar la carta, hay que utilizar una fórmula de cortesía para despedirse, y firmar la carta. Atentamente te saluda, un cordial saludo, un fuerte y cariñoso abrazo... entre las muchas opciones posibles.

Si es importante datar -poner fecha- a la carta. Sirve como dato "orientativo" para saber en qué momento fue escrita y puede guardar una importante relación con el contenido de la carta.

Toda la carta debe guardar una cierta "uniformidad" en cuanto a los tratamientos y la forma de dirigirse al destinatario. No es muy correcto empezar la carta con un "Muy Señor mío..." y luego tutearle cuando escribe el cuerpo de la carta o despedirse de una forma muy cercana.

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Es un libro, carpeta o documento en el cual incluimos la información básica y necesaria de nuestro negocio o empresa para que nuestros clientes o futuros clientes conozcan nuestra empresa, ayudándolas a tener una buena impresión de ella.

En el portafolio de servicios:

• Debemos incluir una descripción sobre la historia de nuestro negocio (cómo comenzó, fecha, cómo fue creciendo, etc..)
• Objetivos de nuestra empresa a corto, medio y largo plazo.
• Visión de nuestra empresa.
• Productos y servicios que disponemos y aquellos que tenemos pensado adquirir próximamente.
• Sellos y garantías de calidad, cuantos más sellos oficiales de calidad podamos incluir en él, mucho mejor.
• Nuestros proveedores, intentando destacar aquellos de prestigio nacional e internacional.
• Respaldos de los que dispone la empresa, socios, colaboradores, etc..
• Nuestros clientes más importantes

CREADO POR: MÓNICA LÓPEZ ZORRO

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