COMUNICACIÓN TELEFÓNICA

El teléfono es un medio de comunicación que consiste en la transmisión de sonidos, generalmente de voz, al ser transformados en impulsos eléctricos por medio de un micrófono, después de que los impulsos eléctricos llegan a su destino, un altavoz se encarga de volver a transformar los impulsos en sonidos, haciendo que el receptor comprenda lo que quiere decir el emisor. El teléfono fue inventado por Alexander Graham Bell, quien presentó en Pensilvana en el año 1876 el modelo final de este aparato, después de haber hecho muchos ensayos a partir del telégrafo. A partir de ese momento se empezaron a tender las redes telefónicas bajo tierra en todo el mundo.

NORMAS DE CORTESÍA TELEFÓNICA

1.   Descuelgue el teléfono en el segundo o tercer timbre como máximo. La persona que llama debe sentirse atendida, por lo que si está ocupado con otra llamada, discúlpese por un momento para atender la otra, debe tomar los datos de contacto e informar que la llamada será devuelta en breve.

2.   Siempre que se atiende una llamada, es obligatorio un saludo cordial, así como la identificación de la organización y la propia de la persona que atiende. A continuación hay que añadir una pregunta palanca, que invite al interlocutor a seguir con la conversación (como por ejemplo: ¿En qué puedo ayudarle?).

3.   Utilice una voz armoniosa y cálida, que le haga mostrarse cercano y cordial. También debe tener en cuenta que es esencial vocalizar y hablar pausadamente para que se entienda lo que dice. Para acompañar, es obligatorio el uso de expresiones de cortesía, como “por favor” y “gracias”.

ELEMENTO DE APOYO

Elementos de apoyo de la investigación: Desde un punto de vista estructural reconocemos cuatro elementos presentes Se entiende por sujeto el que desarrolla la actividad, el investigador; por objeto, lo que se indaga, esto es, la materia o el tema; por medio, lo que se requiere para llevar a cabo la actividad, es decir, el conjunto de métodos y técnicas adecuados, y por fin, lo que se persigue, los propósitos de la actividad de búsqueda, que radica en la solución de una problemática Se entiende por sujeto el que desarrolla la actividad, el investigador; por objeto, lo que se indaga, esto es, la materia o el tema; por medio, lo que se requiere para llevar a cabo la actividad, es decir, el conjunto de métodos y técnicas adecuados, y por fin,

FONOMEMO

•   Se entiende por sujeto el que desarrolla la actividad, el investigador; por objeto, lo que se indaga, esto es, la materia o el tema; por medio, lo que se requiere para llevar a cabo la actividad, es decir, el conjunto de métodos y técnicas adecuados, y por fin, lo que se  permite que cualquier miembro de la organización tome un mensaje para otro empleado mientras está ausente. 

AGENDA 

Como agenda se denomina el programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de temas, tareas o actividades para su realización en un periodo de tiempo determinado. Como tal, la palabra proviene del latín agenda, que significa ‘cosas que se han de hacer’.

Agenda, en este sentido, puede referirse a la serie de asuntos, compromisos u obligaciones que una persona ha ordenado, dispuesto y planificado para ir tratando en un periodo de tiempo específico.

DIRECTORIOS

En informática un directorio (también llamado carpeta) es un contenedor virtual de archivos de datos. Los directorios están organizados de manera jerárquica partiendo de un directorio raíz (/) del que van colgando el resto de directorios, a la hora de crear un sitio web podemos almacenar nuestras páginas en distintos directorios en función de la información que guardamos en ellos, por ejemplo si tenemos tres divisiones distintas en nuestra empresa podemos crear un directorio para cada una de ellas y guardar en ellos las páginas de cada una de las divisiones de manera que las  queden de la siguiente manera.

MANUALES ELECTRÓNICOS

Un manual es una publicación que incluye los aspectos fundamentales de una materia. Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o bien que educa a sus lectores acerca de un tema de forma ordenada y concisa. Un usuario es, por otra parte, la persona que usa ordinariamente algo o que es destinataria de un producto 

FUNDAMENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro”. (Viñas, 1988 p.2). Por lo tanto, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, se toman en cuenta dos factores: prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.

SOPORTES DOCUMENTALES

Los soportes documentales, son importantes porque en ellos es donde se conserva toda la información, y cada soporte distinto necesita unos cuidados para su conservación.

Los soportes han ido evolucionado desde la antigüedad hasta las nuevas tecnologías. Estos soportes los podemos dividir en dos grupos en función de su transmisión a los usuarios:

  Soportes de transmisión directa: que son el papiro, el pergamino y el papel.

 Soportes de transmisión no directa: estos exigen una transmisión a través de una máquina intermediaria. Que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos.

§  El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.

§  El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era más duradero y más fácil de conseguir.

§  El papel: está elaborado con pasta de fibra vegetal, lo fabricaron por primera vez los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de cristal, papel cebolla, etc.

§  Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no textual) y las micro formas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros son soportes son las películas, cintas, vídeos…

§  Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos.

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

La administración del tiempo es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

• Identificar metas, objetivos y prioridades.

• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

• Lograr habilidades suficientes en la administración del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

Elaborado por Dahiann Villamarin